Sekretär:in / Assistenz (w/m/d) der Fachgebietsleitung

Über die TU Darmstadt

Die TU Darmstadt steht für exzellente und relevante Wissenschaft. Die tiefgreifenden globalen Veränderungsprozesse – von Energiewende bis zu Künstlicher Intelligenz – gestalten wir durch herausragende Erkenntnisse und zukunftsweisende Studienangebote entscheidend mit. Unsere Spitzenforschung bündeln wir in drei Feldern: Energy and Environment, Information and Intelligence, Matter and Materials. Als eine in der Metropolregion Frankfurt-Rhein-Main verankerte und sehr stark international geprägte Universität sehen wir uns den europäischen Werten und der europäischen Integration verpflichtet.

Über unseren Bereich

Das Fachgebiet „Ubiquitäre Wissensverarbeitung“ von Prof. Iryna Gurevych arbeitet im Bereich der Künstlichen Intelligenz und besteht aus etwa 40 internationalen wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen. 

Weitere Informationen zu unserem Fachgebiet finden Sie unter: https://www.informatik.tu-darmstadt.de/ukp/ukp_home/index.en.jsp

Wir suchen Sie für unser Sekretariatsteam!

Informationen zur Stelle

• Kenn-Nr.: T352-2025
• Besetzung: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Befristung: Unbefristet
• Umfang: 100%
• Tarif: Entgeltgruppe 09A TV TU Darmstadt
• Einsatzort: Darmstadt
• Bewerbungsfrist: 04.09.2025

Ihre Aufgaben

• Assistenz der Fachgebietsleitung mit allgemeinen Sekretariats- und Organisationsaufgaben
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten
• Organisation von Dienstreisen, Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Eigenständige finanzielle Verwaltung und Abwicklung von Drittmittelprojekten, u.a. Erstellen von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen
• Überwachung der Finanzen des Fachgebiets, Erstellen von Budgetauswertungen sowie regelmäßiges Reporting an das Leitungspersonal
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen
• Eigenverantwortliche Erledigung von Korrespondenz sowie Kommunikation und Terminkoordination in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil

Sie bringen eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau:mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation sowie einschlägige Berufserfahrung mit. Sie haben sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse. Sicheres und professionelles Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch und ein hohes Maß an Eigeninitiative und Einsatzbereitschaft werden vorausgesetzt. Teamfähigkeit, Organisationstalent und selbstständiges Arbeiten sind bei dieser Stelle gefragt.

Wir bieten

Die Technische Universität Darmstadt bietet vielfältige und herausfordernde Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten, aktuelle Technologien, gute kollegiale und partnerschaftliche Zusammenarbeit, bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung.

• Entfaltung und Gestaltung – Ein umfassendes internes Weiterbildungsangebot sowie Möglichkeiten der Weiterqualifizierung und Entwicklung
• Urlaub/Bildungsurlaub – 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei Vollzeit) und 5 Tage Bildungsurlaub
• Nachhaltig und Mobil – Freifahrtberechtigung im gesamten Regionalverkehr in Hessen durch das LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen sowie mobiles Arbeiten
• Fit und Gesund – kostenlose medizinische Vorsorgeuntersuchungen und umfangreiches vergünstigtes Sportangebot
• Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeitmodelle; Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Altersvorsorge – Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) nach den jeweils geltenden Bestimmungen
• Dienstrad/Fahrradleasing
• Familienfreundlichkeit/Vereinbarkeit Familie/Pflege/Beruf – Kinderbetreuungsangebote sowie Zahlung einer Kinderzulage (gemäß tariflichen Bestimmungen), Ferienangebote

Allgemeine Hinweise / Datenschutz

Die Technische Universität Darmstadt strebt eine Erhöhung des Anteils der Frauen am Personal an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerber:innen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für die Technische Universität Darmstadt (TV - TU Darmstadt). Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass Ihre Daten zum Zwecke des Stellenbesetzungsverfahrens gespeichert und verarbeitet werden. Sie finden unsere Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

Ansprechperson

Für Rückfragen zu dieser Position steht Ihnen M.Sc. Elisabeth Niemann unter +49 6151 16 25292 gerne zur Verfügung.