Team Assistant & Operations Specialist QM & Recruiting (m/w/d) AI Healthcare (30-38,5 Std)

Tätigkeitsbeschreibung

Wir sind ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit Schwerpunkt auf digitale Plattformlösungen für das Gesundheits- und Sozialwesen. Mit modernen Technologien, hoher Umsetzungsorientierung und Sinn für strukturiertes Wachstum gestalten wir Transformation aktiv – datengestützt, teamorientiert, menschenzentriert.

Zur Verstärkung unseres internen Managements suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und proaktive Team Assistant & Operations Specialist (m/w/d) mit Fokus auf Assistenz, Qualitätsmanagement und Recruiting.
Du bist organisatorisch stark, kommunikationssicher und denkst gerne in Prozessen? Dann bist du bei uns richtig.

Deine Aufgaben

• Assistenz (50 %)
  • Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (Termin- und Reisemanagement, Kommunikationsschnittstelle, Vorbereitung von Unterlagen)
  • Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von To-Dos sowie Koordination interner und externer Meetings
  • Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Management-Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen
  • Planung und Durchführung von Teamevents und Offsites
• Qualitätsmanagement (25 %)
  • Begleitung interner Zertifizierungsprozesse (z. B. ISO, AI Act): Koordination mit Fachbereichen, Fristenüberwachung, Dokumentation
  • Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse und Vorlagen
  • Qualitätssicherung interner Dokumente auf inhaltliche Konsistenz, Layout und Vollständigkeit
• Recruiting & HR-Support (25 %)
  • Unterstützung unserer externen Head of People im Recruiting (Stellenpflege, Terminierung von Interviews, Bewerberkommunikation)
  • Unterstützung in der Personalverwaltung und beim Onboarding neuer Mitarbeitender
  • Pflege von HR-Tools und Bewerbermanagementsystemen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium (z. B. BWL, Office Management, Wirtschaftsadministration)
• Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen oder aus dem Recruiting idealerweise in Tech- oder SaaS-Umfeldern
• Interesse an Themen wie Compliance, Informationssicherheit, Recruiting oder Prozessoptimierung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenverantwortung und lösungsorientiertes Denken
• Sicherer Umgang mit gängigen Business-Tools (z. B. Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, HR-Systeme)

Du findest bei uns

• Attraktives Gehalt, gemessen an deiner Qualifikation und Erfahrung (Hinweis: Das angegebene Gehalt entspricht einem Vollzeitgehalt in brutto)
• Flexibles Arbeitsmodell
• Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung
• Ausgezeichnetes Arbeitsklima
• Regelmäßige Teamevents

Hinweis gemäß § 9 Abs. 2 GlBG:
Als Start-up unterliegen wir keinem spezifischen Kollektivvertrag. Für diese Position orientieren wir uns an branchenüblichen Mindestgehältern im Bereich Health-Tech. Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine marktkonforme Überzahlung vorgesehen. Das tatsächliche Gehalt vereinbaren wir individuell im persönlichen Gespräch, je nach Qualifikation und Erfahrung.

Kontaktinformationen

Du möchtest Teil vom Team DaphOS werden?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung z. H. Maria Hierling (Interim Head of People). Ein Lebenslauf reicht aus. Andere Dokumente fordern wir ggfs. noch nach.

Über uns

DaphOS.ai ist ein schnell wachsendes DeepTech-Unternehmen, das KI-basierte Prognose- und Optimierungssoftware für das Gesundheits- und Pflegewesen entwickelt. Unsere modulare Plattform kommt bereits in über 150 Einrichtungen zum Einsatz und unterstützt Organisationen dabei, Ressourcen effizienter, nachhaltiger und menschlicher zu planen.

Weitere Details und Bewerbung