Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Albstadt

Deine Aufgaben
Du bist ein Organisationstalent mit einem ausgeprägten Sinn für Service, Professionalität und Diskretion? Dann bist du bei uns genau richtig!

Deine Aufgaben
Empfang & Kommunikation

• Empfang und Betreuung von Gästen auf höchstem Niveau: Du heißt Besucher herzlich willkommen, sorgst für einen erstklassigen ersten Eindruck und stehst als freundliche Ansprechperson für alle Anliegen zur Verfügung.
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten: Du nimmst eingehende Anrufe professionell entgegen, filterst und priorisierst Anliegen und leitest diese zuverlässig an die zuständigen Personen weiter.
• Bearbeitung von Post und E-Mails: Du verwaltest die ein- und ausgehende Geschäftspost, priorisierst wichtige Anliegen und stellst eine effiziente Weiterverarbeitung sicher.

Assistenz für die Geschäftsleitung

• Terminmanagement und Kalenderpflege: Du organisierst und koordinierst die Termine der Geschäftsleitung, behältst Fristen im Blick und stellst sicher, dass alle Beteiligten optimal vorbereitet sind.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen: Du bereitest Unterlagen, Präsentationen und Teilnehmerlisten vor, erstellst Protokolle und sorgst für die Nachverfolgung von To-dos und Beschlüssen.
• Vorbereitung von Reden und Präsentationen: Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Erstellung und Strukturierung von Reden, Vorträgen und Präsentationen (z. B. für interne Meetings, Kundentermine oder Veranstaltungen).
• Erstellung von Auswertungen und Entscheidungsvorlagen: Du bereitest Informationen auf, recherchierst Zuarbeiten und stellst relevante Daten übersichtlich zusammen.
• Reiseplanung und -organisation: Du übernimmst die Planung von Geschäftsreisen inkl. Buchung von Verkehrsmitteln, Hotels sowie der Erstellung von Reiseunterlagen.

Organisation & Administration

• Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen: Du kümmerst dich um Räumlichkeiten, technische Ausstattung sowie Bewirtung, um reibungslose Meetings zu gewährleisten.
• Unterstützung bei der Erfassung und Verwaltung von Aufträgen in unserem ERP-System.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung in der Hotellerie / Gastronomie, idealerweise mit Erfahrung im Assistenz- oder Empfangsbereich.
• Höfliches, professionelles Auftreten mit ausgeprägter Serviceorientierung und gepflegtem Erscheinungsbild.
• Hohes Organisationstalent, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); idealerweise Erfahrung mit modernen Telefonanlagen und ERP-Systemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Warum wir?
Wir sind ein eigentümergeführtes Unternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungs- und Kommunikationswegen.

Wir bieten dir:

• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Langfristige Perspektiven im Familienunternehmen
• Eine umfangreiche und ausführliche Einarbeitung
• Ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet
• Eine offene-kollegiale Arbeitsatmosphäre
• Eine überdurchschnittliche leistungsgerechte Vergütung
• Viele Arbeitgeber-Extras wie 30 Urlaubstage, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, kostenlose Getränke, Jobradleasing, kostenloses trainieren im Fitness-Studio, kostenfreie Parkplätze,
• VWL und weitere Benefits sind für uns eine Selbstverständlichkeit
• Arbeitskleidung: T-Shirts, Hosen und Jacken im gewerblichen Bereich + kostenfreie Reinigung
• Unternehmensevents, z.B. Weihnachts- und Sommerfeiern

Über uns
Wir sind eines der führenden mittelständischen Entsorgungs- und Recyclingunternehmen in Baden-Württemberg mit derzeit 6 Standorten. Wir betreiben als familiengeführtes Unternehmen in Albstadt eine hochmoderne Abfallsortier- und Recyclinganlage und bereiten Ersatzbrennstoffe auf. Damit tragen wir aktiv zum Umweltschutz und erheblich zur Reduzierung von Treibhausgasen bei.

Unsere Container prägen die Region, unsere Mitarbeiter die Dynamik unseres Unternehmens.