Verwaltungsassistent (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Koordination und Organisation administrativer Abläufe zur Sicherstellung eines effizienten Büro- und Verwaltungsmanagements.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
• Planung, Steuerung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und internen Abstimmungen.
• Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage von Verträgen, Dokumentationen und geschäftsrelevanten Unterlagen.
• Prüfung, Erfassung und Vorbereitung von Rechnungen sowie Unterstützung bei buchhaltungsnahen Prozessen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Statistiken und Auswertungen zur Unterstützung von Entscheidungs- und Planungsprozessen.
• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und internen Ansprechpartnern.
• Sicherstellung einer hohen Daten- und Dokumentenqualität durch sorgfältige Pflege und Kontrolle relevanter Informationen.
• Funktion als organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen, Dienstleistern und externen Partnern.
• Mitwirkung bei Projekten sowie Unterstützung bei der Optimierung interner Verwaltungs- und Büroprozesse.

Wir bieten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktiver Perspektive auf eine Festanstellung beim Kundenunternehmen.
• Tarifgebundene Vergütung sowie geregelter Urlaubsanspruch.
• Modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen und wertschätzender Unternehmenskultur.
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum und hoher Eigenverantwortung.
• Intensive Einarbeitung sowie individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen.
• Zusätzliche Benefits wie Fahrtkostenzuschuss und weitere Mitarbeitervorteile.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann (m/w/d), Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Alternativ ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erfahrung in den Bereichen Assistenz, Office Management, Administration, Sekretariat oder Projektkoordination.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie Freude an der Steuerung vielfältiger Aufgaben und Prozesse.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
• Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und administrative Abläufe zuverlässig zu organisieren.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern.
• Verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und Dokumenten.
• Selbstständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Teamgeist, Eigeninitiative und die Motivation, aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen.

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