Executive Assistant (m/w/d)

Wer wir sind

Wir sind ESS Energy & Sales Services GmbH – das operative Rückgrat der PLAN-B NET ZERO-Gruppe. Wir verbinden Technologie, digitale Prozesse und innovative Services, um nachhaltige Geschäftsmodelle effizient, skalierbar und zukunftsfähig zu machen.

Mit Kompetenzen in den Bereichen Softwareentwicklung, Business Process Outsourcing, Marketing & Vertrieb sowie Finance Services schaffen wir die Strukturen, die Wachstum ermöglichen und Transformation vorantreiben.
Was uns dabei verbindet, ist ein gemeinsames Ziel: eine lebenswerte und nachhaltige Zukunft aktiv mitzugestalten. Dafür denken wir bestehende Strukturen neu, nutzen die Möglichkeiten der Digitalisierung und entwickeln Lösungen, die heute funktionieren und morgen einen Unterschied machen.
Gemeinsam gestalten wir, was als Nächstes kommt.

Rolle & Wirkung

Als Executive Assistant (m/w/d) im Sales Team unterstützt du unser Vertriebsteam und Management und sorgst gemeinsam mit unserer bestehenden Assistenz dafür, dass Termine, Informationen und organisatorische Abläufe zuverlässig zusammenlaufen.

Als zweite Assistenz in unserem Sales Team arbeitest du eng mit deiner Kollegin sowie dem Management zusammen. Ihr teilt euch die anfallenden Aufgaben, stimmt euch im Tagesgeschäft ab und sorgt gemeinsam dafür, dass auch bei mehreren parallelen Themen der Überblick erhalten bleibt.

Du koordinierst Termine und Meetings, unterstützt bei deren Vor- und Nachbereitung und übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Management, Sales Team, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern.

Neben deinem Organisationstalent bringst du ein ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis mit. Du kannst wirtschaftliche und geschäftliche Zusammenhänge schnell erfassen, Informationen entsprechend einordnen und erkennst, welche Themen besondere Aufmerksamkeit oder eine schnelle Abstimmung benötigen.

Du arbeitest selbstständig, denkst mit und hast ein gutes Gespür dafür, welche Themen Priorität haben. Offene Punkte behältst du im Blick und unterstützt dabei, dass daraus konkrete nächste Schritte und Ergebnisse entstehen.

Zu deiner Rolle gehört außerdem die Begleitung des Managements auf ausgewählten Geschäftsreisen, Kongressen und Veranstaltungen. Vor Ort unterstützt du bei der Organisation und stellst sicher, dass Termine und Abläufe reibungslos funktionieren.

Die Position ist hybrid an unserem Standort Leipzig angelegt und verbindet die enge persönliche Zusammenarbeit mit dem Sales Team vor Ort mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Deine Aufgaben

Management Support & Organisation

• Du unterstützt das Management bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Du koordinierst Termine, Meetings und interne Abstimmungen und behältst dabei Prioritäten und Fristen im Blick.
• Du bereitest Meetings vor und nach und sorgst dafür, dass relevante Informationen und Unterlagen rechtzeitig verfügbar sind.
• Du organisierst Geschäftsreisen, Kongressbesuche und Veranstaltungen inklusive Reiseplanung, Terminabstimmung und Abrechnung.
• Du begleitest das Management bei ausgewählten Geschäftsreisen, Kongressen, Veranstaltungen und externen Terminen und unterstützt bei der Organisation vor Ort.
• Du unterstützt bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Übersichten.

Koordination & Kommunikation

• Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Teams und externen Ansprechpartner.
• Du koordinierst Informationen und stellst sicher, dass wichtige Themen bei den richtigen Personen ankommen.
• Du behältst offene Punkte und vereinbarte nächste Schritte im Blick und unterstützt bei deren Nachverfolgung.
• Du übernimmst schriftliche und organisatorische Abstimmungen im Auftrag des Managements.

Struktur & Zusammenarbeit

• Du bringst Struktur in wiederkehrende organisatorische Abläufe und entwickelst diese gemeinsam mit uns weiter.
• Du pflegst Dokumente, Übersichten und relevante Informationen.
• Du erkennst frühzeitig, wo organisatorische Unterstützung benötigt wird, und packst pragmatisch mit an.
• Du unterstützt bei internen Projekten und übernimmst kleinere organisatorische Themen eigenständig.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis und die Fähigkeit, wirtschaftliche und geschäftliche Zusammenhänge schnell zu erfassen und einzuordnen
• Erste relevante Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Office-Management-Funktion
• Organisationstalent und Freude daran, unterschiedliche Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Bereitschaft, regelmäßig an unserem Standort in Leipzig zu arbeiten

• Reisebereitschaft innerhalb Deutschlands und gelegentlich im europäischen Ausland, insbesondere für Kongresse, Veranstaltungen und Geschäftstermine

Auch wenn du nicht alle Punkte perfekt erfüllst: Bewirb dich trotzdem. Uns ist wichtiger, dass du organisiert und zuverlässig bist, mitdenkst und Lust darauf hast, gemeinsam mit uns etwas aufzubauen.

Was wir bieten

• Hybrides Arbeiten mit einer Kombination aus unserem Standort in Leipzig und mobilem Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten – für eine gute Vereinbarkeit von Job und Privatleben
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Management
• Vielseitige Aufgaben und die Möglichkeit, schnell Verantwortung zu übernehmen
• Kurze Entscheidungswege und viel Raum für eigene Ideen
• Vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten
• Arbeiten an einer Marke mit echter Vision und gesellschaftlicher Relevanz
• Attraktive Benefits

Bewerbung

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und möchtest gemeinsam mit uns die Energiezukunft gestalten? Dann bewirb dich hier – wir freuen uns auf dich!

Weitere Details und Bewerbung