Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement (m/w/d)

Wer wir sind

Wer wir sind

Die UNO-Flüchtlingshilfe ist der nationale Partner des Flüchtlingshilfswerks der Vereinten Nationen (UNHCR). Seit 1980 fördern wir Projekte für Flüchtlinge in Deutschland, tragen durch Informationsarbeit über Flucht zur Bewusstseinsbildung in unserer Gesellschaft bei und mobilisieren die Menschen in Deutschland, um die weltweite, lebensrettende Arbeit des UNHCR finanziell zu unterstützen. Unser Ziel ist es, das Leben von Flüchtlingen zu schützen und zu einem menschenwürdigen Leben von Flüchtlingen beizutragen. 2025 konnte die UNO-Flüchtlingshilfe mit ihrer Arbeit rund 50 Millionen Euro Gesamteinnahmen erzielen. Das Team umfasst ca. 75 engagierte Mitarbeitende, die mit Leidenschaft daran arbeiten, dauerhafte Lösungen für Flüchtlinge zu schaffen – weltweit und in Deutschland.

Die Stabsstellen der UNO-Flüchtlingshilfe arbeiten abteilungsübergreifend und bündeln zentrale Querschnittsaufgaben in den Bereichen HR, Office, Organisationsentwicklung sowie Compliance & Datenschutz. Der Stab HR verantwortet Recruiting, Personalmanagement und -entwicklung und stellt effiziente HR-Prozesse und Strukturen sicher. Der Stab Office Management steuert alle Prozesse rund um Arbeitsplatzorganisation, interne Services und administrative Abläufe und sorgt für ein reibungsloses, modernes Arbeitsumfeld. Die Organisationsentwicklung begleitet strategische Projekte und Veränderungsprozesse und stärkt Führung, Zusammenarbeit und Organisationskultur. Der Stab Compliance & Datenschutz unterstützt die Umsetzung von Compliance- und Datenschutzanforderungen in den Geschäftsprozessen und stellt sicher, dass Handeln und Entscheidungen den rechtlichen und ethischen Vorgaben entsprechen.

Rolle

Du möchtest ins Berufsleben starten, dein Organisationstalent weiterentwickeln und mit deiner Arbeit gleichzeitig etwas Sinnvolles beitragen? Dann starte deine Ausbildung bei der UNO-Flüchtlingshilfe in Bonn und lerne, wie professionelles Büromanagement in einer sinnstiftenden Organisation funktioniert.

Aufgaben

Das lernst du bei uns kennen

• Du gestaltest den Büroalltag aktiv mit und unterstützt in der Stabsstelle Office-Management bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Du bearbeitest Schriftverkehr, E-Mails und Telefonate und lernst dabei die professionelle interne und externe Kommunikation im Arbeitsalltag kennen
• Bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen wirkst du mit und übernimmst zunehmend selbstständig organisatorische Aufgaben
• Du unterstützt bei der Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Daten und Akten, bei der Postbearbeitung sowie bei Versandprozessen und arbeitest dabei mit gängigen Office-Programmen und digitalen Tools
• Du wirkst bei Bestellungen und Angebotsvergleichen mit, koordinierst externe Dienstleister*innen und erhältst Einblicke in buchhalterische Aufgaben, Rechnungsprozesse und Rechnungsprüfungen
• Du lernst die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Spender*innen, Partner*innen und Dienstleister*innen kennen und unterstützt bei der internen und externen Abstimmung
• Bei Projekten, Recherchen und Sonderaufgaben bringst du dich aktiv ein und unterstützt auch bei bereichsübergreifenden Themen und internen Maßnahmen, zum Beispiel im Betrieblichen Gesundheitsmanagement. Dabei entwickelst du eigene Ideen und Entwürfe und lernst, diese zu präsentieren und umzusetzen
• Deine Ausbildung ist abwechslungsreich aufgebaut: Etwa die Hälfte deiner Ausbildungszeit verbringst du in der Stabsstelle Office-Management. In der anderen Hälfte lernst du in mehrwöchigen Einsätzen verschiedene Teams und Abteilungen der UNO-Flüchtlingshilfe kennen und erhältst so einen umfassenden Einblick in unsere Arbeit

Eigenschaften und Erfahrungen

Was uns wichtig ist

• Du hast einen Schulabschluss oder wirst diesen bis zum Ausbildungsstart erwerben
• Du interessierst dich für kaufmännische, organisatorische und administrative Abläufe und möchtest lernen, wie professionelles Büromanagement funktioniert
• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und strukturiert, behältst auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und lernst, Prioritäten sinnvoll zu setzen
• Du bist neugierig, lernbereit und offen dafür, neue Aufgaben Schritt für Schritt kennenzulernen und zunehmend selbstständig zu übernehmen
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Du trittst freundlich und offen auf, arbeitest gerne im Team und hast Freude daran, Kolleginnen, Besucherinnen und externe Ansprechpersonen serviceorientiert zu unterstützen
• Du hast Interesse an digitalen Arbeitsweisen und idealerweise bereits erste Kenntnisse in Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Du gehst verantwortungsbewusst, vertrauensvoll und sorgfältig mit Informationen um und entwickelst dabei ein gutes Verständnis für Datenschutz und Vertraulichkeit
• Eventuelle Dienstreisen sind für dich grundsätzlich möglich
• Du identifizierst dich mit den Zielen und Werten der UNO-Flüchtlingshilfe und des UNHCR und bist bereit, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln

Warum wir?

Was dich bei uns erwartet

• Eine fundierte und abwechslungsreiche Ausbildung in einer sinnstiftenden Organisation: Du lernst professionelles Büromanagement in der Praxis kennen und erhältst vielfältige Einblicke in die Arbeit einer NGO, die sich für geflüchtete Menschen weltweit und in Deutschland einsetzt
• Persönliche Begleitung und Entwicklung: Erfahrene Ausbilder*innen begleiten dich während deiner Ausbildung, stehen dir bei Fragen zur Seite und geben dir regelmäßig Feedback. Du wirst sorgfältig eingearbeitet, übernimmst Schritt für Schritt mehr Verantwortung und kannst eigene Ideen einbringen
• Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Dich erwartet eine offene NGO-Kultur mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen, gegenseitigem Vertrauen und starkem Teamzusammenhalt
• Flexible Arbeitsbedingungen: Im Rahmen unserer geltenden Arbeitszeitregelungen bieten wir dir flexible Arbeitszeiten. Dein Arbeitsplatz ist zudem sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Erholung und Gemeinschaft: Du erhältst 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche. Heiligabend und Silvester sind zusätzlich arbeitsfrei; außerdem schenken wir dir einen halben freien Tag an Weiberfastnacht sowie einen freien Rosenmontag. Gemeinsame Mittagessen, Sommerfest und Weihnachtsfeier bieten Gelegenheiten zum Austausch und gemeinsamen Feiern
• Klare Rahmenbedingungen für deine Ausbildung: Deine Ausbildung startet am 01.08.2027, findet in Vollzeit mit regelmäßig 40 Wochenstunden statt und dauert in der Regel drei Jahre. Für den Berufsschulunterricht ist aktuell das Berufskolleg des Rhein-Sieg-Kreises in Bonn-Duisdorf, Europaschule, vorgesehen. Der Unterricht findet voraussichtlich an zwei Tagen pro Woche statt; die übrige Zeit verbringst du bei uns im Büro
• Faire Vergütung und zusätzliche Leistungen:
  Deine Ausbildungsvergütung orientiert sich am TVöD Bund. Nach aktuellem Stand (Oktober 2026):
  1. 1.368,26 Euro im 1. Ausbildungsjahr
  2. 1.418,20 Euro im 2. Ausbildungsjahr
  3. 1.464,02 Euro im 3. Ausbildungsjahr
     Zusätzlich erhältst du eine Jahressonderzahlung sowie auf Wunsch einen monatlichen Zuschuss von 50 € zu deinem Deutschlandticket. Nach erfolgreichem Abschluss der Probezeit bieten wir dir außerdem die Möglichkeit, einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge in Anspruch zu nehmen.

Interessiert?

Vielfalt, Fairness und Chancengleichheit

Wir setzen uns für Chancengleichheit, Vielfalt und ein respektvolles Miteinander ein. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Identität. Wir fördern die Potenziale unserer Mitarbeitenden und schätzen unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Lebenswege. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung werden sie bevorzugt berücksichtigt. Wir vergüten transparent, nachvollziehbar und unabhängig vom Geschlecht.

Klingt nach dem richtigen Start für dich?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, deinem letzten Schulzeugnis und einem Motivationsschreiben. Darin kannst du uns erzählen, warum du dich für die Ausbildung im Büromanagement interessierst und warum du Teil der UNO-Flüchtlingshilfe werden möchtest.

Im Auswahlprozess möchten wir dich persönlich kennenlernen. Dazu gehören in der Regel ein Einstellungstest, ein Gespräch, ein gegenseitiges Kennenlernen sowie ein Schnuppertag bei uns im Büro.

Bei Fragen zur Stelle ist Janna Schöller, Stabsstelle HR, deine Ansprechpartnerin.

Über uns

Du willst etwas bewirken und eine Zukunft für Geflüchtete schaffen? Werde Teil unseres Teams!

Wir suchen engagierte und talentierte Menschen, die sich für eine bessere Welt für Geflüchtete einsetzen und gemeinsam mit unserem Team daran arbeiten, dass Geflüchtete eine Perspektive haben.

Mit rund 75 Mitarbeitenden in unserem Büro in Bonn arbeiten wir daran, die Menschen in Deutschland zu mobilisieren, über die Lage von Geflüchteten zu informieren und Projekte in Deutschland zu fördern. Unser Fundraising-Team mobilisiert mit viel Teamspirit und großem Know-how Menschen, die die weltweite, lebensrettende Arbeit des UNHCR finanziell unterstützen.

Du willst auch etwas bewegen? Dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams.

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