Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d)

Worum es geht

Damit unsere Arbeit für Kinder, Jugendliche und Familien gelingt, braucht es eine verlässliche Organisation im Hintergrund. Zur Unterstützung unseres Vorstands und unserer Verwaltung suchen wir dich als Assistenz des Vorstands und Office Manager:in (m/w/d).

Quereinsteiger:innen sind herzlich willkommen! Du benötigst weder eine Ausbildung in der Buchhaltung noch Erfahrung als Vorstandsassistenz. Wichtiger sind uns Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Diskretion, eine strukturierte Arbeitsweise und Freude am Umgang mit Zahlen. In die vorbereitende Buchhaltung arbeiten wir dich Schritt für Schritt ein – mit klaren Abläufen und Unterstützung durch unser Finanzteam.

Aufgaben

• Büroorganisation: Du bearbeitest das zentrale Mail-Postfach, übernimmst Telefon, Gästeempfang und Schriftverkehr und sorgst für übersichtliche Ablagen.
• Vorstandsassistenz: Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen und Unterlagen vor, erstellst Protokolle und behältst vereinbarte Aufgaben und Fristen im Blick.
• Interne Organisation: Du unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und kleineren Veranstaltungen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du erstellst Ausgangsrechnungen, prüfst Eingangsrechnungen und Kassenbelege auf Vollständigkeit, holst Freigaben ein und buchst Belege nach festgelegten Vorgaben.

Wir suchen

• Du hast bereits organisatorische oder administrative Aufgaben übernommen – dein beruflicher Hintergrund darf dabei ganz unterschiedlich sein.
• Du organisierst deinen Arbeitsalltag selbstständig, setzt Prioritäten und behältst Termine und offene Aufgaben im Blick.
• Du arbeitest sorgfältig und umsichtig, hältst Absprachen zuverlässig ein und fragst bei Unklarheiten rechtzeitig nach.
• Du behandelst vertrauliche Informationen diskret und bleibst auch bei mehreren gleichzeitigen Anfragen freundlich und verbindlich.
• Du arbeitest gern digital. mit Zahlen und nutzt Outlook, Word und Excel sicher für alltägliche Büroaufgaben.
• Du bist bereit, dich in unsere Abläufe und Programme einzuarbeiten und Neues zu lernen.

Wir bieten

• Eine vielseitige und sinnstiftende Tätigkeit in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand
• Eine auf zwei Jahre befristete Anstellung mit 30–35 Wochenstunden und Jahresarbeitszeitkonto
• Eine monatliche Vergütung von 2.742,46 bis 3.139,83 Euro brutto bei 35 Wochenstunden, abhängig von deiner einschlägigen Berufserfahrung
• 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche Sonderurlaubstage
• Eine strukturierte Einarbeitung und auf deine Aufgaben abgestimmte Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Fahrradleasing und Jobticket
• Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg:innen unterschiedlicher Fachrichtungen
• Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung unserer Verwaltungsabläufe

Kontakt

Wenn wir dich damit angesprochen haben, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Deine Ansprechpartnerin ist Susanne Lindig (Vorständin & Verwaltungsleiterin).

Im Rahmen unserer Diversity-Strategie werden Fachkräfte mit Schwerbehinderung und Fachkräfte mit Migrationserfahrung bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Über uns

Die Kindersprachbrücke Jena e.V. engagiert sich seit vielen Jahren für Chancengleichheit, Vielfalt und gesellschaftlichen Zusammenhalt. Heute arbeiten im Verein über 200 Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Professionen zusammen - vereint durch die Überzeugung, dass Sprache Türen öffnet und Teilhabe ermöglicht. Unsere Angebote reichen von vielfältigen Bildungs- und Integrationsprojekten über das thüringenweite Programm „Sozialpädagogisches Teamteaching“ bis hin zur Schulsozialarbeit, einer mehrsprachigen Kita, dem Frauenhaus in Jena sowie mehreren stationären und ambulanten Hilfen der Kinder- und Jugendhilfe.

Arbeit darf Spaß machen und Sinn stiften - davon sind wir überzeugt. In einer offenen, wertschätzenden Arbeitskultur entstehen Räume, in denen Menschen wachsen, Ideen einbringen und Verantwortung übernehmen können. Besonders geschätzt werden unsere klare Haltung zu Diversität und Toleranz, die Vielfalt der Teams und Projekte sowie die Möglichkeit, Arbeitsbereiche aktiv mitzugestalten. Fachliche Kompetenz, Engagement und die Identifikation mit unseren Vereinswerten bilden dafür die gemeinsame Grundlage. Mehr über Haltung, Zusammenarbeit und Vision vermittelt unser Leitbild.

Weitere Details und Bewerbung